La nostra giornata lavorativa è scandita e governata dal tempo: ai nostri clienti vendiamo il nostro tempo, dentro al quale ci mettiamo le nostre competenze.
Durante la giornata, la settimana, il mese, ci sono attività di routine e altre più importanti.
Le attività importanti sono quelle che prevedono che raggiungiamo un risultato e il cliente ci paga per raggiungere risultati.
Poi ci sono le urgenze. Le urgenze sono le attività - quasi sempre imprevedibili - che interrompono il normale flusso di lavoro.
Le attività urgenti vanno gestite subito, magari non direttamente da noi, ma certamente devono essere risolte, perché sono bloccanti o prevedono conseguenze.
- Il sistema di pagamento di un ecommerce che si blocca.
- Un sito che va giù.
- Una data concordata con un cliente per la consegna di documenti per partecipare ad un bando.
Le attività importanti sono
- le ottimizzazioni delle campagne
- le attività di pianificazione per gli interventi sui canoni seo,
- la programmazione delle promozioni di un ecommerce
- l'invio delle fatture ad un cliente.
Se una attività importante diventa urgente è molto probabile che non sia stata gestita al meglio, sia stata trascurata o sottovalutata. Oppure non è davvero urgente.
Le attività importanti si devono programmare e in Yourbiz siamo bravi in questo. Ma a volte siamo ancora condizionati dalle "gambe tese".
- Il cliente telefona e chiede una modifica.
- Ricevo una email da un collega che mi chiede una specifica.
- Il commerciale chiede un recap su un cliente.
Quando accadono queste cose bisogna gestirle:
- sono importanti? sono urgenti?
- le devo fare io o le posso delegare.
Qui entra in gioco lo strumento per la gestione delle attività, il metodo Eisenhower conosciuto anche come Matrice del tempo.
- Le attività Importanti e Urgenti vanno fatte subito
- Quelle importanti e non urgenti vanno programmate
- Quelle urgenti e non importanti vanno delegate
- Quelle né importanti, né urgenti vanno ignorate.
Se oltre a gestire ogni mattina e ogni settimana le attività secondo questa matrice, lo facciamo anche ogni volta che riceviamo una gamba tesa, ecco che le nostre giornate saranno certamente più lineari e ne guadagneremo in tempo e salute.
